Organizaciones y los Sistemas de Información
Los sistemas de Información y las organizaciones deben estar alineadas para producir la información que grupos importantes dentro de la organización puedan utilizar.
Las organizaciones deben estar pendientes a las influencias de los sistemas de información para poder beneficiarse de nuevas tecnologías.
¿Qué es una Organización?
Definición Técnica: Es una estructura estable, formal y social que adquiere recursos del ambiente y los procesa para producir resultados.
Definición Conductual: Se trata de un conjunto de derechos, privilegios, obligaciones que con el tiempo llegan a un equilibrio delicado a través de los conflictos y resolución de los mismos.
Características comunes de una organización
Estas son:
*Estructura formal
*Procedimientos operativos
*Políticas
*Cultura
Características únicas de una organización
Estas son:
*Tipos de organización
*Entornos
*Metas
*Poder
*Grupos de interés
*Función
*Liderazgo
*Tareas
*Tecnología
*Procesos de negocios
El cambiante rol de los sistemas de información en las organizaciones
Los sistemas de información se han convertido en herramientas integrales, en línea e interactivas con una influencia profunda en las operaciones y toma de decisiones minuto a minuto de las organizaciones grandes.
Infraestructura y servicios de la tecnología de la información
El departamento de Sistemas de Información es responsable de:
*Mantenimiento de equipo
*Programas
*Almacenaje de datos
*Network
Infraestructura y servicios de la tecnología de la información
El departamento de Sistemas de Información consiste de especialistas tales como:
*Programadores
*Analistas de sistemas
*Líderes de proyectos
*Gerentes de sistemas de información
*Administradores de bases de datos
*Especialistas en Redes
*Diseñadores de Sistemas
¿Cómo afectan los sistemas de información a las organizaciones?
Teoría económicas
*La tecnología de sistemas de información pueden verse como un factor de producción que puede ser libremente substituida por labor y capital.
*Reduce costos en producción, promoción y eficiencia
El papel cambiante de los IS en las organizaciones
Teorías de comportamiento
*Los sistemas de información ayudan a eliminar la ‘gerencia media’ lo cual produce que la alta gerencia tenga que tomar decisiones de mayor embargadura.
*Elimina puestos de bajo nivel, reduciendo personal en las compañías y en forma indirecta aumenta el número de personas desempleadas dentro del ambiente “clerical”.
Internet y las organizaciones
*Internet incrementa la accesibilidad, el almacenamiento y la distribución de la información y el conocimiento para las organizaciones.
*Es capaz de disminuir de manera importante los costos de la agencia y de transacción que enfrentan las mayorías de las compañías.
*Las empresas están reconstruyendo rápidamente algunos de sus procesos de negocios esenciales con base en la tecnología de Internet y haciendo de esta tecnología un componente clave de sus infraestructuras de tecnologías de información.
Gerentes, Toma de Decisión y los Sistemas de Información
Rol de los Gerentes en las organizaciones
*Los Gerentes juegan un rol importante en las organizaciones. Sus responsabilidades varían desde tomar decisiones hasta escribir informes, asistir a reuniones, preparar fiestas.
*Existe un “Modelo Clasico de Gerencia” que describe las funciones tradicionales de un gerente:
-Planificar, organizar, coordinar, decidir y controlar
Luego de un estudio realizado por un especialista en comportamiento de apellido Mintzberg se encontró que los roles del administrador o gerente pueden ser clasificados en 10 roles, categorizados en tres:
*Roles interpersonales
*Roles Informativos
*Roles Decisionales
Gerentes y la Toma de Decisiones
*La toma de decisiones puede ser clasificado por los niveles de la organización (niveles de estrategia, administración, conocimiento y operaciones)
*La toma de decisiones en el nivel de estrategias determina el objetivo, los recursos y políticas de la organización.
*La toma de decisiones para el Control Administrativo se relaciona principalmente con cuan eficiente y efectivamente se utilizan los recursos y como las unidades operacionales están trabajando
*En el Control Operacional la toma de decisiones determina como lleva a cabo las tareas especificadas por el nivel de estrategias y los tomadores de decisiones de la gerencia media.
*La toma de decisiones en el nivel de conocimiento trabaja con evaluar nuevas ideas para productos o servicios, maneras de comunicar nuevo conocimiento y maneras para distribuir la información en la organización
Dentro de cada uno de estos niveles de la toma de decisiones, se ha clasificado las decisiones como Estructuradas y No Estructuradas.
DECISIONES NO ESTRUCTURADAS
*Son aquellas decisiones en donde el que las toma debe proveer juicio, evaluación e introducirse en la definición del problema.
DECISIONES ESTRUCTURADAS
*Son repetitivas, rutinarias y envuelven procedimientos definidos para manejarlos, por lo que no se tratan como situaciones nuevas
Etapas en la Toma de Decisiones
La toma de decisiones consiste de diferentes actividades. Simon(1960) describió cuatro etapas en la toma de decisiones:
*Inteligencia – Consiste en identificar y entender el problema (por qué, dónde, efectos)
*Diseño – modelar diferentes posibles soluciones de la manera más sencilla posible.
*Elección – Analizando costos, consecuencias y oportunidades se trata de escoger la mejor solución
*Implantación – Cuando se ha tomado la decisión se llevan a cabo informes para seguir el progreso o detectar posibles fallas.
Implicaciones para el Diseño y entendimiento de los SI
Los factores mas importantes al momento de planificar un sistema nuevo son:
*El ambiente en el cual funcionará la organización
*Estructura de la Organización: jerarquías, especializaciones, procedimientos estándares
*Cultura y política de la organización
*Tipo de organización y sus estilos de liderazgo
*Interés principal de los grupos impactados por el sistema y las actitudes de los empleados que estarán interactuando con el sistema.
*Tipo de tareas, decisiones y procesos comerciales para los cuales estará diseñándose el sistema.
Implicaciones para el Diseño y entendimiento de los SI
Los creadores de los sistemas de información deberán diseñar sistemas con las siguientes características:
*Que sean flexibles y que provean muchas opciones para manejar datos y evaluar información.
*Que sean capaz de apoyar una variedad de estilos, destrezas y conocimiento, como también mantenerse al tanto de otras alternativas y consecuencias
*Que sean sensibles a la burocracia de la organización y a los requisitos políticos de ella.
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